È necessario che il software gestionale che emette le fatture sia in grado di generare il file in formato Xml con il contenuto della Fattura PA.
Il file potrà poi essere trasmesso alla P.A. nei seguenti modi:
La fattura elettronica, al pari di quella cartacea, deve essere firmata dal soggetto che la emette.
Poiché in questo caso la fattura consiste in un file di dati, la firma dovrà essere di tipo “digitale” e consisterà nell’aggiunta di un blocco di dati alla fine del file XML precedentemente generato.
Per apporre questo particolare tipo di firma è necessario possedere una Smart Card (simile ad una carta Bancomat), che va utilizzata assieme ad un apposito lettore da collegare al computer e ad un software “di firma”.
Per utilizzare la Smart Card bisogna aver stipulato un contratto con un Ente Certificatore (ad esempio Infocamere), che garantisca sull’identità del possessore. Il contratto ha una scadenza che deve essere periodicamente rinnovata.
La Smart Card può essere utilizzata solo digitando il P.I.N., che deve essere noto esclusivamente al titolare e conservato, come per la carta Bancomat, in luogo diverso.
La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato deve avvenire esclusivamente in forma elettronica e che la trasmissione deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
La fattura elettronica si distingue dalla fattura cartacea per le seguenti caratteristiche:
Le fatture elettroniche non potranno essere inviate direttamente ai vari uffici di fatturazione delle pubbliche amministrazioni: si dovrà comunicare con il Sistema di Interscambio (SdI).
Si tratta di un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che svolgerà la funzione di intermediario fra le aziende e la Pubblica Amministrazione e che provvederà a:
Il Sistema di Interscambio non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
Qualunque sia il tipo di azienda, questioni come la sicurezza e l'efficienza sono punti cardine per il successo che si intende raggiungere.
Trovare il modo corretto di affrontare questi argomenti non è sempre un percorso facile, ma utilizzare un sistema di gestione presenze aiuta sicuramente a migliorare l'organizzazione dell'azienda.
Se i lavoratori fanno dello straordinario o fanno dei cambi turno, è importante tenere traccia di chi sta facendo cosa e in quali orari.
Un software di gestione presenze è di cruciale importanza per aiutare ad indentificare quando gli impiegati sono al lavoro. Questo assicura con esattezza le ore effettivamente lavorate invece di basarsi solo sullle comunicazioni verbali.
Un software di gestione presenze aiuta a monitorare chi sta svolgendo una determinata mansione, e questo può essere un aspetto molto importante per le questioni di sicurezza aziendale.
I responsabili del personale possono controllare che le persone giuste siano nelle loro postazioni nei corretti intervalli di tempo, e sono quindi allertati se al contrario c'è un dipendente che non si trova nella postazione corretta.
Questo è sicuramente un grosso beneficio per quelle aziende che hanno aree di accesso con permessi riservati e sono quindi agevolate da un sistema che aiuta a migliorare il controllo accessi e l'organizzazione dei dipendenti.