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Come si conservano le fatture elettroniche ?

La fatture elettroniche devono essere conservate secondo le regole previste dalla normativa sulla conservazione sostitutiva, che prevede in sintesi:

  • La memorizzazione su supporti informatici idonei a garantire la leggibilità nel tempo dei documenti e delle relative “impronte” (firma e marca). Il supporto scelto non deve essere modificabile, i documenti devono essere memorizzati in maniera permanente e irreversibile.
  • L’apposizione sull’insieme di documenti così conservati della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, che attesta così lo svolgimento corretto del processo. Da ciò si evince che la firma digitale deve essere eseguita in due distinti momenti: in fase di emissione della fattura per garantirne l’autenticità e in fase di conservazione per garantire la correttezza della procedura.
  • I dati così conservati devono poter essere consultati ed esibiti all’occorrenza.

Archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva non sono la stessa cosa, anche se in entrambi i casi si tratta di conservazione di documenti elettronici su supporti informatici.

Nel primo caso si tratta di conservazione/gestione a uso interno dell’azienda, con lo scopo di accedere in modo più semplice e razionale ai documenti e non è disciplinata da alcuna normativa specifica. Nel secondo caso esiste invece una normativa specifica che detta definisce le regole sulle modalità, gli obblighi e le tempistiche, al fine di garantire nel tempo l’integrità e la leggibilità dei documenti elettronici.

 

Come devono coesistere le fatture tradizionali con quelle elettroniche ?

Le fatture elettroniche sottoposte a conservazione sostitutiva e quelle conservate in maniera tradizionale devono avere numerazione distinta le une dalle altre ed essere stampate in sezionali diversi dei registri iva.
È pertanto necessario organizzare registri iva e numeratori in maniera distinta, al fine di evitare promiscuità e doppioni fra i due tipi di documenti, cartacei ed elettronici.

 

Cosa NON è la Fattura Elettronica

Non può essere intesa come fattura elettronica l’immagine della fattura (ad esempio un file PDF, TIF, JPG, etc.) che viene inviata al destinatario tramite posta elettronica. Tali fatture sono da intendersi come fatture cartacee emesse in maniera elettronica.

Sono corrette dal punto di vista fiscale, ma devono in ogni caso essere stampate su carta sia da chi le emette che da chi le riceve. Inoltre non è necessario conservarle su supporti informatici (sebbene sia consentito farlo) e, a partire dal 6 giugno 2014, non saranno più accettate dalla Pubblica Amministrazione (al pari di quelle cartacee).

 

Quando si inizia ?

- 6 Dicembre 2013: amministrazioni pubbliche potevano decidere di partire volontariamente.

- 6 Giugno 2014: fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della Pubblica Amministrazione Centrale: Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

- 31 Marzo 2015: fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti di tutta la Pubblica Amministrazione

 

Tutte le informazioni sull’argomento e i riferimenti normativi si possono trovare sul sito:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm

Come si genera una Fattura in formato XML ?

È necessario che il software gestionale che emette le fatture sia in grado di generare il file in formato Xml con il contenuto della Fattura PA.
Il file potrà poi essere trasmesso alla P.A. nei seguenti modi:

  1. È possibile comunicare direttamente con il Sistema di Interscambio, tramite un apposito canale istituito per questo scopo dall’Agenzia delle Entrate, che funziona secondo il modello WebService ed è denominato “SDICoop” e tramite cui saranno trasmessi i file delle fatture e si riceveranno in seguito gli esiti, anch’essi in formato Xml.
  2. In alternativa a questo dialogo diretto, l’azienda può inviare i file delle fatture elettroniche utilizzando la Posta Elettronica Certificata (PEC). Se non la si possiede già, si dovrà attivare una casella di posta elettronica certificata e utilizzare questo indirizzo e-mail per inviare i file. Si noti che anche in questo caso le fatture saranno inviate al Sistema di Interscambio (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) e mai direttamente agli uffici della P.A. Gli esiti delle fatture saranno restituiti allo stesso modo tramite PEC.
  3. Per le aziende che NON sono attrezzate dal punto di vista informatico è stata prevista la possibilità di utilizzare un’applicazione web, messa a disposizione nel sito della FatturaPa, per inserire e inviare una fattura.
    E’ necessario in tal caso possedere le credenziali Entratel o Fisconline. Gli esiti della fattura potranno essere consultati utilizzando un’altra applicazione che consente di monitorare la fattura inviata.

 

Come si mette la firma digitale sulle fatture elettroniche ?

La fattura elettronica, al pari di quella cartacea, deve essere firmata dal soggetto che la emette.
Poiché in questo caso la fattura consiste in un file di dati, la firma dovrà essere di tipo “digitale” e consisterà nell’aggiunta di un blocco di dati alla fine del file XML precedentemente generato.

Per apporre questo particolare tipo di firma è necessario possedere una Smart Card (simile ad una carta Bancomat), che va utilizzata assieme ad un apposito lettore da collegare al computer e ad un software “di firma”.

Per utilizzare la Smart Card bisogna aver stipulato un contratto con un Ente Certificatore (ad esempio Infocamere), che garantisca sull’identità del possessore. Il contratto ha una scadenza che deve essere periodicamente rinnovata.

La Smart Card può essere utilizzata solo digitando il P.I.N., che deve essere noto esclusivamente al titolare e conservato, come per la carta Bancomat, in luogo diverso.

firma-digitale-smart-card

Cos'è la Fattura Elettronica ?

La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato deve avvenire esclusivamente in forma elettronica e che la trasmissione deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

La fattura elettronica si distingue dalla fattura cartacea per le seguenti caratteristiche:

  • Consiste in un file di dati in codice informatico XML (eXtensible Markup Language) che deve essere generato seguendo uno specifico tracciato fornito dalla Pubblica Amministrazione (FatturaPA).
  • All’interno del file Xml deve essere inserito il codice assegnato dall’IPA all’ufficio di fatturazione a cui è destinata la fattura. (http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php)
  • La fattura deve essere firmata da chi la emette tramite l’apposizione di una firma digitale qualificata, che ne garantisce l’autenticità.
  • Non è necessario stampare su carta la fattura elettronica: né da parte di chi la emette, né da parte di chi la riceve.
  • La fattura elettronica deve essere conservata su supporti informatici secondo le regole della conservazione sostitutiva.

 

Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI) ?

Le fatture elettroniche non potranno essere inviate direttamente ai vari uffici di fatturazione delle pubbliche amministrazioni: si dovrà comunicare con il Sistema di Interscambio (SdI).

Si tratta di un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che svolgerà la funzione di intermediario fra le aziende e la Pubblica Amministrazione e che provvederà a:

  • Ricevere le fatture elettroniche sotto forma di file Xml con le caratteristiche della FatturaPA.
  • Effettuare controlli di validità e correttezza sulle fatture ricevute.
  • Inoltrare le fatture agli uffici della Pubblica Amministrazione destinatari delle fatture.
  • Restituire all’azienda l’esito – positivo o negativo - dell’operazione

Il Sistema di Interscambio non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

sistema di interscambio

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