È necessario che il software gestionale che emette le fatture sia in grado di generare il file in formato Xml con il contenuto della Fattura PA.
Il file potrà poi essere trasmesso alla P.A. nei seguenti modi:
La fattura elettronica, al pari di quella cartacea, deve essere firmata dal soggetto che la emette.
Poiché in questo caso la fattura consiste in un file di dati, la firma dovrà essere di tipo “digitale” e consisterà nell’aggiunta di un blocco di dati alla fine del file XML precedentemente generato.
Per apporre questo particolare tipo di firma è necessario possedere una Smart Card (simile ad una carta Bancomat), che va utilizzata assieme ad un apposito lettore da collegare al computer e ad un software “di firma”.
Per utilizzare la Smart Card bisogna aver stipulato un contratto con un Ente Certificatore (ad esempio Infocamere), che garantisca sull’identità del possessore. Il contratto ha una scadenza che deve essere periodicamente rinnovata.
La Smart Card può essere utilizzata solo digitando il P.I.N., che deve essere noto esclusivamente al titolare e conservato, come per la carta Bancomat, in luogo diverso.
La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato deve avvenire esclusivamente in forma elettronica e che la trasmissione deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
La fattura elettronica si distingue dalla fattura cartacea per le seguenti caratteristiche:
Le fatture elettroniche non potranno essere inviate direttamente ai vari uffici di fatturazione delle pubbliche amministrazioni: si dovrà comunicare con il Sistema di Interscambio (SdI).
Si tratta di un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che svolgerà la funzione di intermediario fra le aziende e la Pubblica Amministrazione e che provvederà a:
Il Sistema di Interscambio non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
Obblighi normativi legati alla Conservazione Sostitutiva, alla Firma Elettronica Avanzata (FEA) e il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).
Un obbligo di legge diventa un'opportunità per ridurre i costi della gestione di tutti i documenti dell'azienda ottimizzando i tempi di ricerca e consultazione.
La fatturazione elettronica diventerà presto un obbligo per tutte le aziende. E' importante adeguarsi per rispettare le normative utilizzando gli strumenti giusti, in modo da trarne vantaggio. Conseguenza immediata dell'obbligo di fatturazione in forma elettronica è l'archiviazione digitale con conservazione sostitutiva.
Inoltre le problematiche che oggi un'azienda deve affrontare, sono anche l'eccesso di documentazione cartacea, archivi poco pratici, alti costi di messaggistica interna ed esterna.
Sono necessarie quindi soluzioni in grado di ridurre drasticamente i costi di gestione e di archiviazione di tutti i documenti fiscali relativi a ciclo attivo e passivo, registri contabili e altro ancora.
Questo è possibile trasformando gli originali cartacei in documenti digitali con valenza legale, in modo da semplificare e rendere meno costose tutte le attivitá legate alla gestione documentale.