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Come si conservano le fatture elettroniche ?

La fatture elettroniche devono essere conservate secondo le regole previste dalla normativa sulla conservazione sostitutiva, che prevede in sintesi:

  • La memorizzazione su supporti informatici idonei a garantire la leggibilità nel tempo dei documenti e delle relative “impronte” (firma e marca). Il supporto scelto non deve essere modificabile, i documenti devono essere memorizzati in maniera permanente e irreversibile.
  • L’apposizione sull’insieme di documenti così conservati della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, che attesta così lo svolgimento corretto del processo. Da ciò si evince che la firma digitale deve essere eseguita in due distinti momenti: in fase di emissione della fattura per garantirne l’autenticità e in fase di conservazione per garantire la correttezza della procedura.
  • I dati così conservati devono poter essere consultati ed esibiti all’occorrenza.

Archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva non sono la stessa cosa, anche se in entrambi i casi si tratta di conservazione di documenti elettronici su supporti informatici.

Nel primo caso si tratta di conservazione/gestione a uso interno dell’azienda, con lo scopo di accedere in modo più semplice e razionale ai documenti e non è disciplinata da alcuna normativa specifica. Nel secondo caso esiste invece una normativa specifica che detta definisce le regole sulle modalità, gli obblighi e le tempistiche, al fine di garantire nel tempo l’integrità e la leggibilità dei documenti elettronici.

 

Come devono coesistere le fatture tradizionali con quelle elettroniche ?

Le fatture elettroniche sottoposte a conservazione sostitutiva e quelle conservate in maniera tradizionale devono avere numerazione distinta le une dalle altre ed essere stampate in sezionali diversi dei registri iva.
È pertanto necessario organizzare registri iva e numeratori in maniera distinta, al fine di evitare promiscuità e doppioni fra i due tipi di documenti, cartacei ed elettronici.

 

Cosa NON è la Fattura Elettronica

Non può essere intesa come fattura elettronica l’immagine della fattura (ad esempio un file PDF, TIF, JPG, etc.) che viene inviata al destinatario tramite posta elettronica. Tali fatture sono da intendersi come fatture cartacee emesse in maniera elettronica.

Sono corrette dal punto di vista fiscale, ma devono in ogni caso essere stampate su carta sia da chi le emette che da chi le riceve. Inoltre non è necessario conservarle su supporti informatici (sebbene sia consentito farlo) e, a partire dal 6 giugno 2014, non saranno più accettate dalla Pubblica Amministrazione (al pari di quelle cartacee).

 

Quando si inizia ?

- 6 Dicembre 2013: amministrazioni pubbliche potevano decidere di partire volontariamente.

- 6 Giugno 2014: fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della Pubblica Amministrazione Centrale: Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

- 31 Marzo 2015: fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti di tutta la Pubblica Amministrazione

 

Tutte le informazioni sull’argomento e i riferimenti normativi si possono trovare sul sito:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm

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